Hasta takibi Excel’den programa nasıl taşınır?

Hasta listesi Excel’de dururken hangi riskler var?

Hasta listesi sıradan bir adres defteri değildir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve veri sorumlusundan, verilere hukuka aykırı erişimi önleyecek teknik ve idari tedbirleri almasını ister. Excel dosyasında bu tedbirlerin çoğu, dosyayı kullanan kişinin dikkatine kalır:

• E-postayla ya da mesajlaşma uygulamasıyla gönderilen dosya, ulaştığı her cihazda bir kopya bırakır.
• Masaüstündeki dosya, o bilgisayarı açan herkese açıktır; dosya şifresi çoğu zaman konmaz ya da herkesçe bilinir.
• Yedek alınmazsa bozulan diskle ya da kaybolan bilgisayarla liste de gider; yedek alınırsa bu kez yedeğin nerede durduğu sorun olur.
• İşten ayrılan bir çalışanın elinde kalan kopyayı geri almanın yolu yoktur.

Programa geçmek bu sorumluluğu ortadan kaldırmaz; erişimi kişiye bağlar ve izini tutar. Clinigim Türkiye’de geliştirilir ve işletilir; veritabanı Türkiye’deki bir veri merkezinde, hasta dosyaları ve şifreli yedekler AB’deki veri merkezlerinde tutulur; bağlantılar şifrelidir. Her klinik yalnız kendi verisini görür, serbest metin klinik notları şifreli tutulur ve girişte iki adımlı doğrulama kullanılabilir. Ayrıntılar güvenlik sayfasında; yükümlülüklerinizin tamamı için bir KVKK danışmanına başvurun.

Aktarmadan önce Excel dosyası nasıl hazırlanır?

İçe aktarmadaki sorunların çoğu dosyanın kendisinden çıkar: birleştirilmiş hücreler, aynı kişinin iki satırı, aynı sütunda farklı biçimlerde yazılmış tarih ve telefon. Yüklemeden önce dosyanın bir kopyasını alın, aslına dokunmayın ve kopyada şu düzeni kurun: ilk satır sütun başlıkları, sonraki her satır tek bir hasta.

Aşağıdaki tablo, Clinigim’in hasta aktarımında tanıdığı yedi sütunu gösterir. Başlıklar Türkçe ya da İngilizce olabilir. “Ad Soyad” gibi tek bir sütun da tanınır; adın tamamı Ad alanına yazılır.

TC kimlik numarası ve cinsiyet sütunları aktarılmaz; Clinigim’in hasta kaydında bu alanlar yoktur ve önizleme bu sütunları gördüğünü ama kullanmayacağını söyler. Gerekmeyen hassas bir bilgiyi yeni sisteme taşımamak zaten iyi bir uygulamadır.

Eski .xls dosyaları okunmaz; dosyayı Excel’de açıp Excel Çalışma Kitabı (.xlsx) olarak kaydedin. CSV kullanıyorsanız ayırıcı noktalı virgül ya da virgül olabilir; Türkçe karakterler bozulmadan okunur.

Excel’den programa 7 adımda geçiş

Geçiş bir günde biter; acele edilmemesi gereken kısım, sonundaki kontroldür. Sıra şöyledir:

1. Dosyanın kopyasını alın; aktarmayı her zaman kopyadan yapın.
2. Kopyayı temizleyin: boş satırları ve ara başlıkları silin, birleştirilmiş hücreleri ayırın, aynı kişinin tekrar eden satırlarını tek satıra indirin.
3. Sütun başlıklarını yukarıdaki tabloya göre adlandırın; kullanılmayacak sütunları silin.
4. Önce on satırlık küçük bir deneme dosyası yükleyin. Sonuç yanlışsa aktarmayı geri alın, dosyayı düzeltin.
5. Tam dosyayı yükleyin. Sütun eşleşmesini ve önizlemede uyarı, hata ya da aynı hasta olarak işaretlenen satırları tek tek kontrol edin.
6. Onaylayın; aynı gün rastgele birkaç hastanın kartını eski dosyayla karşılaştırın.
7. Bir hafta yeni kayıtları yalnız programa girin, eski dosyayı yalnız bakmak için açın; sonra arşivleyin ya da güvenle silin.

Aynı kaydı iki yere birden girmeyin; hangi kaydın doğru olduğu tartışması geçişin en pahalı hatasıdır. Eski dosyayı silmeye karar verirseniz e-posta eklerindeki, telefonlardaki ve yedeklerdeki kopyaları da unutmayın. Kayıtları ne kadar süre saklamanız gerektiği ayrı bir yasal sorudur; silmeden önce mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza sorun.

Geçmiş işlemler ve açık borçlar nasıl taşınır?

Hasta listesi taşındıktan sonra sıra paraya gelir. Her hastanın bütün geçmiş ödemelerini taşımak zorunda değilsiniz; en azından bugün hâlâ açık olan borçları taşıyın ki borç listesi ilk günden doğru olsun. Borcun nasıl izleneceği hasta borcu ve taksit takibi rehberinde anlatılıyor.

Clinigim’in işlem aktarımında her satır bir işlemdir. Telefon kayıtlı bir hastayla eşleşirse işlem o hastaya yazılır; eşleşmezse hasta kendiliğinden oluşturulur. Tutar ile ödenen arasındaki fark, hastanın kalan borcu olarak görünür.

İşlem aktarımı dosya başına en fazla 10.000 satır ve 15 MB kabul eder; daha büyük dosyayı ikiye bölün. Hatalı satırları atlayıp kalanını aktarabilir, sorunlu satırların raporunu indirebilirsiniz. Taksit planları aktarılmaz; açık borcu aktardıktan sonra ilgili işlemde Taksit Planı Kur ile yeniden kurarsınız. Devam eden seans paketlerini de hasta kartında tedavi planı olarak yeniden açarsınız; nasıl tutulduğu seans paketi takibi rehberinde.

Clinigim’de içe ve dışa aktarma nasıl çalışır, neyi yapmaz?

Clinigim’e geçerken yukarıdaki adımlar şu ekranlarda yapılır. Her madde bugün uygulamada çalışan bir davranıştır; programın tamamını hasta takip programı sayfasında görebilirsiniz.

• Hastalar ekranında sağ üstteki Hızlı eylemler menüsünden Excel’den hasta aktar’ı seçersiniz. Aynı menüdeki Şablonu indir, kliniğinizin dilinde yedi sütunlu bir Excel dosyası verir. Dosya .xlsx ya da .csv olabilir; en fazla 5 MB ve 2.000 satır.
• Önizlemede solda Clinigim’in alanları, sağda dosyanızın sütunları eşleşmiş gelir; yanlışsa değiştirirsiniz. Her satır Hazır, Uyarı, Hata ya da Aynı hasta var olarak işaretlenir; satırı orada düzeltebilir ya da atlayabilirsiniz.
• Aynı hasta; telefon, e-posta ya da ad ile doğum tarihi birlikte eşleştiğinde tanınır. Varsayılan karar atlamaktır, isterseniz Yine de ekle dersiniz. Yalnız adın aynı olması yeterli sayılmaz.
• Onayladığınızda hastalar tek seferde eklenir; bir sorun çıkarsa hiçbiri eklenmez. Aktarma 24 saat içinde tek tıkla geri alınır: eklenen hastalar silinmez, Pasif olur. O hastalara işlem, randevu, dosya ya da imzalı onam eklendiyse geri alma yapılmaz.
• Geçmiş işlemler İşlemler ekranındaki Hızlı eylemler menüsünden Excel’den aktar ile gelir. Bu aktarma da 24 saat içinde geri alınır; aktarılan bir işlemin üzerine taksit planı ya da tahsilat kurulduysa geri alınmaz.
• İçe aktarmayı, klinik sahibinin Excel’den hasta aktarma yetkisi verdiği kişiler yapar. Dışa aktarma yalnız klinik sahibine açıktır: hastalar, işlemler, randevular, giderler, borçlular ve gün sonu Excel’e (.xlsx) aktarılır. Programı bırakmak isterseniz kayıtlarınız sizde kalır.

Clinigim randevuları, tedavi planlarını, hasta dosyalarını ve imzalı onamları içe aktarmaz; gelecek randevuları takvime siz girersiniz. Eski programa doğrudan bağlanıp veri çekmez; geçiş her zaman dosya üzerinden yapılır. Clinigim, Sağlık Bakanlığı kayıt tescil sistemine kayıtlı bir SBYS değildir ve e-Nabız’a veri göndermez; resmî kayıt ve bildirim yükümlülükleriniz için Bakanlık sistemine kayıtlı bir SBYS kullanmanız gerekebilir.

Sık sorulanlar

Hasta takibini Excel’de yapmak güvenli mi?

Dosyanın kendisi ne güvenli ne güvensizdir; güvenliği dosyanın nerede durduğu ve kimin açtığı belirler. Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir: dosyayı e-postayla göndermeyin, şifreyle koruyun, yalnız gereken kişiyle paylaşın ve düzenli yedekleyin. Aynı dosyayı birden fazla kişi kullanıyorsa erişimi kişiye bağlayan ve değişikliğin izini tutan bir programa geçmek daha kolay bir yoldur.

Aktarırken hata yaparsam ne olur?

Clinigim’de aktarmayı onayladıktan sonra 24 saat içinde tek tıkla geri alabilirsiniz. Eklenen hastalar silinmez, Pasif olur; dosyayı düzeltip yeniden yüklersiniz. O hastalara işlem, randevu, dosya ya da imzalı onam eklendiyse geri alma yapılmaz, çünkü klinik bu kayıtlarla çalışmaya başlamıştır. Bu yüzden önce on satırlık küçük bir denemeyle başlamanızı öneririz.

TC kimlik numarası ve cinsiyet de aktarılır mı?

Hayır. Clinigim’in hasta kaydında TC kimlik numarası ve cinsiyet alanı yoktur; aktarılan alanlar ad, soyad, telefon, e-posta, doğum tarihi, notlar ve adrestir. Dosyanızda bu sütunlar varsa önizleme onları gördüğünü ama kullanmayacağını gösterir. Yalnız ad zorunludur; diğer bütün sütunlar boş bırakılabilir.

Eski programımdaki hastaları nasıl alırım?

Eski programınızın dışa aktarma ekranından hasta listesini Excel ya da CSV olarak indirin; bu seçenek yoksa dosyayı sağlayıcınızdan isteyin. Sütun başlıklarını şablondaki adlarla eşleştirin ve kopya üzerinde temizleyin. Clinigim eski programa doğrudan bağlanmaz; geçiş her zaman dosya üzerinden yapılır. Randevular ve tedavi planları aktarılmaz, gelecek randevuları takvime siz girersiniz.

İçe aktarma için Excel mi, CSV mi kullanmalıyım?

İkisi de olur. Excel dosyasını (.xlsx) olduğu gibi yükleyebilirsiniz; tarihler Excel’in tanıdığı biçimde gelir. CSV’de ayırıcı noktalı virgül ya da virgül olabilir, Türkçe karakterler bozulmadan okunur. Eski .xls dosyasını önce .xlsx olarak kaydedin. Hasta dosyası en fazla 5 MB ve 2.000 satır olabilir; daha büyükse dosyayı ikiye bölün.

Clinigim’i bırakırsam verilerimi Excel olarak alabilir miyim?

Evet. Klinik sahibi hastaları, işlemleri, randevuları, giderleri, borçluları ve gün sonu listesini istediği zaman Excel dosyası olarak indirir. Dosyayı sunucu hazırlar; yalnız ekranda görünen sayfa değil, listenin tamamı gelir. İşlemlerde ekrandaki tarih aralığı ve filtreler dosyaya da uygulanır. Dışa aktarma yetkisi personele verilmez.