Klinikte gün sonu kasa nasıl tutulur?

Gün sonu kasada hangi kalemler kontrol edilir?

Klinikte günün parası üç yoldan girer: nakit, kart ve havale ya da EFT. Her yolun doğrulaması farklıdır, bu yüzden toplamlar ayrı tutulur. Gün başında kasada bıraktığınız para tahsilat değildir; sayarken toplamdan çıkarın, yoksa nakit olduğundan fazla görünür. Kontrol listesi aşağıdadır.

Gün sonu kasa adım adım nasıl kapatılır?

Sıra defterle de programla da aynıdır. Programla fark, beşinci adımdaki toplamların hazır gelmesidir.

1. Kayıtta eksik işlem olmadığını kontrol edin: bugün yapılan her tedavi, ödeme ve kapora yazılmış olmalı.
2. Kasadaki nakdi sayın ve gün başında bıraktığınız parayı çıkarın.
3. Her POS cihazının gün sonu slip toplamını alın; cihazları ayrı yazın.
4. Havale ve EFT’leri banka hareketiyle eşleştirin.
5. Kayıttaki nakit, kart ve havale toplamlarını çıkarın.
6. Sayılan nakdi ve slip toplamlarını kayıt toplamlarıyla karşılaştırın; her kalemin farkını ayrı yazın.
7. Fark varsa nedenini bulun ya da nota yazın; ertesi güne bırakmayın.
8. Kasayı teslim edin: sayımı yapan kişi imzalasın ya da raporu kaydetsin, kontrol eden kişi toplamlara baksın.

Kasa farkı çıktığında nereye bakılır?

Fark çoğu zaman büyük bir hata değil, küçük bir kayıt kaymasıdır. Tek seferlik küçük bir farkla tekrar eden bir farkı ayrı okuyun: tekrar edenin hangi kalemde, hangi saatte ve kimin vardiyasında çıktığını nota yazın. Önce şunlara bakın:

• Ödeme yöntemi yanlış girilmiş olabilir: nakit alınmış, kart yazılmış.
• Bölünmüş ödeme tek yönteme yazılmış olabilir: yarısı nakit, yarısı kart.
• Bir POS cihazından geçen ödeme başka cihaza yazılmış olabilir.
• Para üstü verilmiş ama kayıt tam tutarla girilmiş olabilir.
• Kapora ya da iade ayrı satır olarak yazılmamış olabilir.
• Gün içinde silinen ya da düzeltilen bir işlem vardır.

Birden fazla POS, hekim ve kişi olduğunda ne değişir?

Kasa tek kalır, giriş yolları çoğalır. Her POS cihazını ayrı adlandırın, örneğin banka adıyla, ve slip toplamını cihaz bazında karşılaştırın; fark hangi cihazdan geldiyse orada kalır. Oda ya da koltuk sayısı kasayı değiştirmez; para hangi odada kazanıldığına değil nasıl ödendiğine göre toplanır. Hekim bazında ciroyu da görmek istiyorsanız her işleme sorumlu hekimi yazın.

Küçük bir muayenehanede tek kişi hem sayar hem kaydeder; bu bir sorun değildir. Birden fazla kişi çalışıyorsa sayımı ve kontrolü ayırın: sekreter sayar ve kaydeder, klinik sahibi toplamlara bakar. Defterle çalışırken beşinci adım en uzun adımdır; randevuyu, tahsilatı ve borcu aynı yerde tutan bir hasta takip programı bu toplamı kayıtlardan çıkarır.

Hastanın ödemediği kısım kasaya girmez, bekleyen alacak olarak ayrı izlenir. Bunun için hasta borcu ve taksit takibi rehberine bakın. Paket satışında para alındığı günün kasasına girer, seanslar sonra yapılır; kalan seansı izlemek için seans paketi takibi rehberine bakın.

Clinigim’de gün sonu kasa nasıl görünür ve neyi yapmaz?

Clinigim’de her işlem tutarı ve ödeme yöntemiyle, yani nakit, kredi kartı ya da havale/EFT olarak kaydedilir; bölünmüş ödeme tek işlemde birden fazla yöntemle girilir. Toplamlar bu kayıtlardan çıkar, elle toplamazsınız. Tahsilat ve kasa özellikleri bugün uygulamada şöyle çalışır:

• Panelde Kasa Durumu kartı bugünün tahsilatını nakit, kredi kartı ve havale/EFT olarak ayrı ayrı, yüzdesi ve toplamıyla gösterir.
• İşlemler ekranında Bugün, Dün, Bu Hafta, Bu Ay ya da özel aralığı seçersiniz; Toplam Tahsilat, Nakit, Kredi Kartı, Havale/EFT, Toplam Kalan ve İşlem Sayısı kartları o aralığı gösterir. Doktora, ödeme yöntemine, duruma ve POS cihazına göre süzebilirsiniz.
• Kart ödemesinde POS cihazını seçerseniz POS Raporu her cihazın toplamını ve işlem sayısını ayrı gösterir.
• Klinik sahibi, Gün Sonu Raporu’ndan bir tarih seçip o günün raporunu Excel dosyası olarak indirir.
• Randevuda Kapora Alındı işaretlenen kapora tahsilat olarak kayda girer; Raporlar’daki Kapora Tahsilatları sekmesinde ayrıca görünür, toplamda iki kez sayılmaz.
• Yanlış tahsilat Geri al ile geri alınır; kayıt denetim günlüğünde kalır.

Clinigim sayılan nakdi ya da kasa farkını girdiğiniz bir kapatma ekranı sunmaz ve kasayı kilitlemez: nakdi ve POS slipini siz sayar, programın gösterdiği toplamla karşılaştırırsınız. Panelde tutarları kimin göreceği yetkiyle belirlenir. Clinigim e-fatura kesmez ve yazar kasa yerine geçmez; resmî belge konusunda mali müşavirinize danışın.

Sık sorulanlar

Gün sonu kasa her gün yapılmak zorunda mı?

Bir muhasebe ya da vergi yükümlülüğü olup olmadığı için mali müşavirinize danışın. Kasa düzeni açısından her gün yapmak farkı küçük tutar ve nedenini hatırlanır kılar. Haftada bir yapılan kontrolde fark çıkarsa hangi güne ve hangi ödemeye ait olduğunu bulmak çok daha zordur.

Kasa farkı çıkarsa ne yapılır?

Önce ödeme yöntemine bakın: nakit yerine kart yazılması gibi yöntem hataları ilk bakılacak yerdir. Sonra bölünmüş ödemeleri, POS cihazlarının ayrı toplamlarını, para üstünü ve silinen işlemleri kontrol edin. Nedeni bulamazsanız tutarı, tarihi ve kasayı sayan kişiyi nota yazın; tekrar eden fark süreçte bir sorun olduğunu gösterir.

Nakit ve POS kasası ayrı mı tutulur?

Evet. Nakit sayılır, POS cihazının slip toplamıyla doğrulanır; ikisinin doğrulama yolu farklıdır ve karıştırılırsa fark nedeni bulunamaz. Havale ve EFT de banka hareketiyle ayrıca eşleştirilir. Clinigim’de her işlem nakit, kredi kartı ya da havale/EFT olarak kaydedilir ve Panel’deki Kasa Durumu kartı üçünü ayrı ayrı gösterir.

Gün sonu kasayı Excel’de tutabilir miyim?

Evet. Tarih, hasta, tutar ve ödeme yöntemi sütunları yeterlidir; gün sonunda yönteme göre toplam alırsınız. Zorluk, birden fazla kişi aynı dosyaya yazdığında ve düzeltmeler iz bırakmadığında başlar. Clinigim’de kayıtlar ödeme yöntemine göre zaten ayrılır ve gün sonu raporu Excel’e aktarılır.

Clinigim’de gün sonu raporunu kim alabilir?

Gün Sonu Raporu düğmesi klinik sahibinin ekranında bulunur; sahip tarih seçip raporu Excel olarak indirir. Personelin Panel’deki tutarları görüp görmeyeceği yetkiyle ayarlanır; yetkisi olmayan personele tutarlar gösterilmez. Sayılan nakdi girdiğiniz bir kasa kapatma ekranı yoktur; sayımı siz yapar, programın toplamıyla karşılaştırırsınız.