Klinikte tahsilat düzeni için beş şeyi yazılı hâle getirin: ödemenin hangi anda alınacağı, hangi yöntemlerin kabul edildiği, kaporanın nasıl işleyeceği, kısmi ödeme ve taksitte neyin kayda geçirileceği ve parayı kimin alıp kimin kontrol edeceği. Kural yazılı olduğunda ekipteki herkes hastaya aynı şeyi söyler, alacak birikmez ve gün sonu kasa kendiliğinden tutar.
Bu yazı tahsilatın kuralları üzerinedir. Günün sonunda kasanın nasıl kapatılacağını gün sonu kasa rehberinde, açık borçların nasıl izleneceğini ise hasta borcu ve taksit takibi rehberinde anlattık.
Neden yazılı bir tahsilat düzeni gerekir?
Yazılı bir kural yoksa tahsilat alışkanlıkla yürür: kimi hasta işlemden önce öder, kimi sonra, kimi "haftaya getiririm" der. Alışkanlık kişiye göre değiştiği için aynı durumda iki farklı uygulama ortaya çıkar ve hasta bunu fark eder.
Yazılı bir düzen bu belirsizliği kaldırır. Sekreter fiyatı söylemekte çekinmez, hekim tedavi sırasında para konuşmak zorunda kalmaz, klinik sahibi de hangi alacağın neden oluştuğunu bilir.
Ödeme ne zaman alınır?
Ödeme anını hizmetin türüne göre belirleyin ve her durum için tek bir kural koyun. Aşağıdaki tablo bir başlangıç noktasıdır; kendi kliniğinize göre uyarlayın.
| Durum | Ödemenin alındığı an | Not |
|---|---|---|
| Tek seferlik muayene ya da işlem | İşlem bitiminde, hasta çıkmadan | Bekleme salonundan önce masada tamamlanır. |
| Seans paketi | Paket başlarken, tamamı ya da ilk taksit | Kalan taksitlerin tarihleri o gün yazılır. |
| Uzun süren tedavi | Tedavi planı onaylanırken plan ve ödeme takvimi | Her aşamada ödenen ve kalan hastaya söylenir. |
| Yoğun talep gören saatler | Randevu verilirken kapora | Kaporanın iadesi ve düşülmesi baştan anlatılır. |
Kaçınılması gereken hata, ödemeyi "sonra"ya bırakmaktır. Hasta kliniği terk ettikten sonra istenen ödeme hem zor tahsil edilir hem de iki taraf için rahatsız edici bir konuşmaya dönüşür.
Hangi ödeme yöntemleri, nasıl kaydedilir?
Kabul ettiğiniz yöntemleri, yani nakit, kart ve havale ya da EFT’yi açıkça belirleyin ve her ödemeyi geldiği yöntemle kaydedin. Bir hasta tutarın bir kısmını nakit, kalanını kartla ödüyorsa bu tek işlem içinde iki ayrı yöntem olarak yazılmalıdır.
Yöntemleri ayrı tutmanın nedeni basittir: gün sonunda nakdi kasayla, kartı POS slipiyle, havaleyi banka hesabıyla karşılaştırırsınız. Yöntemler karışırsa toplam tutsa bile hangi kalemde hata olduğunu bulamazsınız.
Kapora nasıl işler?
Kapora, özellikle uzun ya da talep gören randevularda boş geçen saatin riskini paylaşır. Kapora uygulayacaksanız üç şeyi önceden belirleyin:
- Kaporanın tutarı ya da oranı.
- Hasta geldiğinde kaporanın toplam tutardan düşüleceği.
- Hasta iptal ederse ya da gelmezse kaporaya ne olacağı ve bunun için ne kadar önceden haber vermesi gerektiği.
Kapora borç değildir, hastanın önceden ödediği paradır; bu yüzden ayrı bir tahsilat olarak kaydedilir ve işlem kapanırken ödenen tutara dahil edilir. Gelmeyen hastaya uygulanacak kuralları gelmeyen hasta politikası yazısında ayrıntılı ele aldık.
Kısmi ödeme ve taksit
Bazı hastalar tutarın tamamını bir kerede ödeyemez. Bu durumda kısmi ödemeyi geri çevirmek yerine kayıt altına alın: ödenen tutar, kalan tutar ve kalan için bir tarih. Taksit uygulanacaksa her taksidin tutarı ve vadesi ayrı ayrı yazılmalı ve hastaya yazılı olarak verilmelidir.
Kural koyarken iki sınırı da belirleyin: hangi tutarın üzerinde taksit yapılacağı ve en fazla kaç taksit verileceği. Sınırı olmayan esneklik, zamanla takibi imkânsız bir alacak listesine dönüşür.
Kim tahsil eder, kim kontrol eder?
Parayı alan kişi ile kaydı kontrol eden kişinin ayrı olması hem hataları hem de yanlış anlamaları azaltır. Küçük bir klinikte bu, sekreterin tahsil etmesi ve klinik sahibinin gün sonunda toplamlara bakması kadar basit olabilir.
- Tahsilatı kimlerin alabileceğini belirleyin; herkes kasa açmamalı.
- İndirim ve ödeme ertelemesi kararını kimin verebileceğini yazın.
- Yanlış girilen bir tahsilatın nasıl düzeltileceğini ve bunun nereye not edileceğini belirleyin.
Fiyatı hastaya nasıl anlatırsınız?
Fiyat konuşması, işlemden önce ve açık yapıldığında kolaydır. Hastaya ne kadar ödeyeceğini, ne zaman ödeyeceğini ve hangi yollarla ödeyebileceğini randevu verirken ya da tedavi planı sunarken söyleyin.
Uzun tedavilerde planı ve ödeme takvimini yazılı verin. "Bugün şu kadar, kalan şu tarihlerde" cümlesi, ileride yaşanabilecek çoğu tartışmayı baştan önler. Faturalandırma ve belge konusunda mali müşavirinizin önerisini uygulayın.
Clinigim’de tahsilat nasıl kaydedilir?
Clinigim’de her işlem tutarı ve ödeme yöntemiyle, yani nakit, kredi kartı ya da havale/EFT olarak kaydedilir; bölünmüş ödeme tek işlemde birden fazla yöntemle girilir. İşlem satırında tutar, ödenen ve kalan ayrı görünür. Kalan borcu olan işlemde taksit planı kurulur, vadesi geçen taksit gecikmiş olarak işaretlenir. Randevuda Kapora Alındı işaretlenen kapora tahsilat kaydı olur ve Raporlar’da ayrıca görünür.
Toplamlar bu kayıtlardan çıkar; nakit, kart ve havale ayrı ayrı toplanır. Yanlış tahsilat geri alınabilir, kayıt denetim günlüğünde kalır. Kimin tahsilat alabileceği ve tutarları kimin göreceği yetkiyle belirlenir. Clinigim e-fatura kesmez; resmî belge için mali müşavirinizle çalışırsınız. Tahsilat ve kasa özelliklerinin tamamı özellikler sayfasında yer alır.
Sık sorulan sorular
Klinikte ödeme işlemden önce mi alınmalı, sonra mı?
Tek seferlik muayene ve işlemlerde ödemeyi işlem bitiminde, hasta klinikten çıkmadan alın. Seans paketlerinde paketin başında tamamını ya da ilk taksidi, uzun tedavilerde ise plan onaylanırken ödeme takvimini netleştirin. Önemli olan her durum için tek bir kural koymak ve ekipteki herkesin hastaya aynı şeyi söylemesidir.
Kapora almak hastayı kaçırır mı?
Kapora, kuralı baştan ve açıkça anlatıldığında anlaşılır bir uygulamadır. Tutarı makul tutun, kaporanın toplam tutardan düşüleceğini söyleyin ve iptal için ne kadar önceden haber verilmesi gerektiğini yazılı iletin. Kaporayı yalnızca uzun ya da talep gören randevularda uygulamak da bir seçenektir.
Kısmi ödeme yapan hastayı nasıl takip etmeliyim?
Ödenen tutarı, kalan tutarı ve kalan için konuşulan tarihi aynı kayıtta tutun. Taksit varsa her taksidin tutarını ve vadesini ayrı yazın, hastaya da yazılı verin. Açık borçlara haftada bir, sabit bir günde bakın ve vadesi geçenleri aynı hafta arayın. Ayrıntılı adımlar borç ve taksit takibi rehberinde yer alır.
Tahsilatı kim almalı?
Tahsilatı alabilecek kişileri sınırlı tutun ve parayı alan kişi ile kaydı kontrol eden kişiyi ayırın. Küçük bir klinikte sekreterin tahsil etmesi ve klinik sahibinin gün sonunda toplamlara bakması yeterlidir. İndirim ve erteleme kararlarını kimin verebileceğini de yazın; böylece hastaya verilen sözler kişiden kişiye değişmez.