Randevuya gelmeyen hasta nasıl azaltılır?

Randevuyu verirken söylenecek dört şey

Gelmemenin bir kısmı unutmaktan değil, belirsizlikten doğar: hasta saati yanlış hatırlar, iptal etmenin yolunu bilmez ya da randevunun kesinleştiğinden emin olmaz. Randevuyu verirken şu dört şeyi açıkça söyleyin:

1. Gün, saat ve süre. “Salı 14.30, yaklaşık 45 dakika” gibi; hasta işten izin alacaksa süreyi bilmesi gerekir.
2. Kliniğin adresi ve varsa hazırlık. Aç gelmesi ya da bir belge getirmesi gerekiyorsa bunu o anda söyleyin.
3. İptal ya da erteleme yolu. Hangi numaraya, en geç ne zaman haber vermesi gerektiğini söyleyin; kolay iptal, sessiz gelmemekten iyidir.
4. Kapora ya da gelmeme ücreti varsa kuralı. Para konuşmasını randevu günü değil, randevu verilirken yapın ve yazılı iletin.

Hatırlatma rutini: ne zaman, nasıl ve ne yazılır?

Tek bir hatırlatma çoğu zaman yetmez; işe yarayan, her gün aynı saatte yapılan kısa bir rutindir. Örnek bir sıra:

1. Randevu verildiği anda tarih, saat ve adresi yazılı gönderin.
2. Bir gün önce, her gün aynı saatte, ertesi günün randevularına onay mesajı gönderin; mesajda onaylama ya da iptal etme yolu olsun.
3. Onay gelmeyen hastayı öğleden sonra bir kez arayın; telefonda iptal ederse saati hemen bekleyen birine verin.
4. Daha önce gelmemiş hastaya randevu sabahı kısa bir hatırlatma daha gönderin.

Mesaj kısa ve nazik olsun; hastanın adı, klinik adı, tarih ve saat yeterlidir. Tanı, tedavi ya da işlem adı yazmayın: sağlık bilgisi özel nitelikli kişisel veridir. Mesajı yalnız hastanın kendi numarasına gönderin. Ödeme hatırlatmasında nelerin yazılacağı hasta borcu ve taksit takibi rehberinde.

Kapora, bekleme listesi ve gelmeme kaydı

Kapora her randevu için gerekli değildir; uzun süren, hazırlık isteyen ya da yerine başkası konamayan randevularda anlamlıdır. Kaporayı alacaksanız tutarı, iade koşulunu ve ödeme yolunu randevu verirken söyleyin; alındığını randevunun yanına yazın ki kasada karışmasın. Kasa tarafı için gün sonu kasa rehberine bakın.

Bekleme listesi, iptal edilen saati boş bırakmamanın en kısa yoludur. Erken randevu isteyen hastayı adı, telefonu ve uygun olduğu gün ve saat aralığıyla yazın; bir saat boşaldığında listeye bakıp uygun olana haber verin.

Son olarak gelmeyeni kaydedin. Gelmedi işaretini düzenli koyan klinik, aynı hastanın üçüncü kez gelmediğini fark eder ve o hastadan önceden onay ya da kapora ister. Kaydı olmayan klinik her gelmemeyi ilk kez yaşıyormuş gibi karşılar. Branşa göre fark büyüktür: diş kliniğinde uzun koltuk randevusu, estetik klinikte hazırlık isteyen uygulama, KBB muayenehanesinde kısa ama sık kontrol öne çıkar.

Clinigim’de gelmeyen hasta nasıl azaltılır?

Clinigim’de bu rutinin her adımının bir ekranı var. Randevu ve hasta iletişimi özellikleri bugün uygulamada şöyle çalışır:

• Randevunun Mesaj gönder seçeneğindeki Randevu onayı iste, hastaya kişisel bir onay linki içeren WhatsApp mesajını hazır açar; siz kendi numaranızdan gönderirsiniz. Hasta linkten onaylarsa randevu Onaylandı olur, iptal ederse takvimde iptal görünür.
• Onay linkini açan hasta randevuyu kendi telefonunun takvimine de ekleyebilir.
• Daha önce gelmemiş hastanın randevusunda Gelmeme riski rozeti görünür; hasta kartında kaç kez gelmediği ayrıca yazar.
• Kapora tutarını randevuya yazarsınız; para gelince Kapora alındı dersiniz ve tahsilat Raporlar’da ayrı bir sekmede görünür. Online randevu sayfası ödeme almaz.
• Bekleme listesinde hastanın tercih ettiği tarih ve saat aralığı durur. Bir randevuyu sildiğinizde Clinigim o güne uyan bekleyen kayıtları gösterir; Randevu yeri boşaldı mesajını WhatsApp’ta tek dokunuşla açarsınız ve kayıt Bilgilendirildi olur.
• Uzun süredir gelmeyen hastalar, Ayarlar’da belirlediğiniz gün sayısına göre Kontrol Hatırlatma listesinde toplanır.
• Raporlar’daki Gelmedi Oranı sekmesi, seçtiğiniz dönemde kaç randevunun boş geçtiğini gösterir. Ayarlar’da No-Show Ücreti tanımlarsanız Gelmedi işaretlenen randevuda ücret hastanın hesabına işlenir; alan boşsa kapalıdır.

Otomatik WhatsApp hatırlatması henüz yok, yakında. Bugün mesajlar sizin dokunuşunuzla, sizin numaranızdan gider; bu yüzden rutinin her gün aynı saatte yapılması önemlidir.

Sık sorulanlar

Hatırlatma mesajı ne zaman gönderilmeli?

Pratik bir kural, randevudan bir gün önce, her gün aynı saatte göndermektir; hasta planını o gün yapar ve iptal edecekse saati başkasına vermeye zaman kalır. Çok erken giden mesaj unutulur, randevu sabahı giden mesaj iptal için geç kalır. Daha önce gelmemiş hastaya randevu sabahı ikinci kısa bir hatırlatma eklenebilir.

Kapora almak gelmeyen hastayı azaltır mı?

Kapora, hastanın randevuyu ciddiye almasını sağlar ve gelmediğinde kaybın bir kısmını karşılar; ama her randevuya uygulanırsa ilk kez gelecek hastayı caydırabilir. Uzun süren ya da hazırlık isteyen işlemlerde ya da daha önce gelmemiş hastalarda kullanmak daha dengelidir. Tutarı ve iade koşulunu randevu verirken yazılı olarak iletin.

Clinigim otomatik hatırlatma gönderiyor mu?

Henüz hayır; otomatik WhatsApp hatırlatması yakında. Bugün randevunun Mesaj gönder seçeneğinden Randevu onayı iste ile hazır mesajı WhatsApp’ta açar, kendi numaranızdan gönderirsiniz. Mesajda hastanın randevusunu onaylayacağı ya da iptal edeceği kişisel bir link vardır; hastanın cevabı randevunun durumuna kendiliğinden yansır, ayrıca not almanız gerekmez.

Gelmeyen hastadan ücret alınabilir mi?

Bu kliniğinizin kararıdır ve kural, randevu verilirken hastaya açıkça ve yazılı söylenmelidir; sonradan çıkan ücret anlaşmazlık doğurur. Clinigim’de Ayarlar’daki No-Show Ücreti alanına tutar yazarsanız, Gelmedi işaretlenen randevuda bu tutar hastanın hesabına işlenir. Alanı boş bırakırsanız ücret oluşmaz; varsayılan durum budur.

Bekleme listesi nasıl tutulur?

Erken randevu isteyen her hasta için adı, telefonu, istediği hizmet ve uygun olduğu tarih ve saat aralığını yazın. Bir saat boşaldığında listeye bakın, uygun olan ilk hastaya haber verin ve cevabını kaydedin. Clinigim’de kayıt Bekliyor, Bilgilendirildi ve Randevulandı durumlarından geçer; aynı hastayı iki kez aramazsınız.