Hasta takip programı seçerken önce günlük işinizin karşılığına bakın: randevu takvimi, hasta kartı, tahsilat ve borç, gün sonu kasa. Ardından kimin neyi gördüğüne, verinin nerede saklandığına, kayıtlarınızı içeri ve dışarı taşıyıp taşıyamayacağınıza, mobil erişime ve fiyatın açıkça yazılıp yazılmadığına bakın. Son kararı demo ekranıyla değil, deneme süresinde kendi kliniğinizin gerçek bir gününü programa işleyerek verin.
Bu yazı, karar verirken masanızda duracak bir soru listesi sunar. Programın ne olduğunu ve neden kullanıldığını merak ediyorsanız önce hasta takip programı nedir sayfasına bakabilirsiniz.
Önce işinizi yazın: program neyi çözmeli?
Program seçimi, özellik listesiyle değil, sizin bir gününüzle başlar. Bir kâğıda sabahtan akşama kliniğinizde olanları sırayla yazın: randevu nasıl veriliyor, hasta geldiğinde ne kaydediliyor, ödeme nasıl alınıyor, gün sonunda kim neyi kontrol ediyor.
Bu liste iki işe yarar. Birincisi, gerçekten ihtiyacınız olan ekranları gösterir. İkincisi, satış görüşmesinde size gösterilen ama hiç kullanmayacağınız özelliklerin fiyatı belirlemesini engeller.
Branşa göre öncelik değişir:
- Psikolog ve diyetisyen için seans takibi, paket ve randevu düzeni öne çıkar (psikolog, diyetisyen).
- Diş kliniğinde tedavi planı, uzun süren ödeme ve hekim bazlı takvim önemlidir (diş hekimi).
- Güzellik merkezi ve estetik klinikte paket seanslar, kapora ve sık değişen randevular belirleyicidir (güzellik merkezi).
- Tek hekimli muayenehanede sade bir ekran ve hızlı kayıt her şeyden önce gelir (muayenehane).
Kontrol listesi: satın almadan önce sorulacak sorular
Aşağıdaki soruları her aday program için aynı sırayla sorun ve cevabı yanına yazın. Cevabı "sonra eklenecek" olan bir özellik, bugün yok demektir.
| Soru | Neden önemli | Nasıl test edilir |
|---|---|---|
| Aynı saate iki randevu verilebiliyor mu? | Çakışan randevu hem hastayı hem ekibi zor durumda bırakır. | Aynı hekime aynı saate ikinci randevuyu girmeyi deneyin. |
| Hastanın bütün geçmişi tek kartta mı? | Randevu, işlem ve ödeme ayrı yerlerdeyse bilgi kaybolur. | Bir hastanın son üç ziyaretini ve kalan borcunu tek ekranda bulun. |
| Ödeme yöntemleri ayrı tutuluyor mu? | Nakit, kart ve havale karışırsa gün sonu kasa tutmaz. | Bir işlemi kısmen nakit, kısmen kartla kaydedin. |
| Borç ve taksit izlenebiliyor mu? | Unutulan borç, kliniğin sessiz kaybıdır. | Borçlu hastaları tek listede görün, bir taksit planı kurun. |
| Herkes yalnız kendi işini mi görüyor? | Sekreterin hasta notlarını, asistanın kasa toplamını görmesi gerekmez. | Farklı yetkiyle bir çalışan ekleyip onun ekranına bakın. |
| Kim ne yaptı, kayıtta iz bırakıyor mu? | Silinen bir ödemenin nedenini sonradan bulabilmelisiniz. | Bir kaydı değiştirip işlem geçmişinde görünüp görünmediğine bakın. |
| Kayıtlarınızı içeri alabilir, raporları dışarı verebilir misiniz? | Bugünkü Excel dosyanız ve yarın değiştirmek isteyebileceğiniz program. | Örnek bir hasta listesini içe aktarın, bir raporu Excel’e alın. |
| Telefonda da aynı kayıt görünüyor mu? | Hekim odasında ya da yolda bakılan kayıt güncel olmalıdır. | Webde bir randevu girip mobil uygulamada açın. |
| Fiyat ve paket farkları açıkça yazıyor mu? | Gizli kalemler, karşılaştırmayı imkânsız kılar. | Fiyat sayfasında kullanıcı, şube ve ek ücret satırlarını okuyun. |
Veri güvenliği ve KVKK soruları
Hasta bilgisi özel nitelikli kişisel veridir. Programı seçen siz olduğunuz için verinin nasıl korunduğunu sormak da sizin işinizdir. En az şu dört soruyu sorun:
- Veriler nerede saklanıyor ve yedekler nerede duruyor?
- Girişte iki adımlı doğrulama var mı, oturumlar yönetilebiliyor mu?
- Kim hangi kaydı açtı, değiştirdi ya da indirdi, görülebiliyor mu?
- Programı sağlayan şirketle bir veri işleme sözleşmesi imzalanıyor mu?
Klinik sahibi olarak KVKK kapsamında neler yapmanız gerektiğini ayrı bir yazıda topladık: klinikte KVKK için yapılması gerekenler.
Deneme süresini nasıl kullanmalısınız?
Deneme süresi, programın sizin düzeninize uyup uymadığını görmenin tek gerçek yoludur. Ekranlarda gezinmek yetmez; bir günü baştan sona yaşatın.
- Kendi hizmetlerinizi, fiyatlarınızı ve çalışma saatlerinizi girin.
- Gerçek hasta listenizden küçük bir bölümü içe aktarın. Nasıl hazırlanacağını Excel’den programa geçiş rehberinde adım adım anlattık.
- Bir günlük randevuyu takvime işleyin; bir iptal, bir erteleme ve bir gelmeyen hasta da ekleyin.
- Ödemeleri farklı yöntemlerle alın, bir kısmi ödeme ve bir taksit planı kurun.
- Gün sonunda toplamları kendi saydığınızla karşılaştırın.
- Sekreterinize ve bir hekime kendi yetkileriyle kullandırın; takıldıkları yerleri not edin.
- Aynı işleri telefondan da yapmayı deneyin.
Bu yedi adımın sonunda elinizde bir his değil, bir not listesi olur.
Resmî sistemler: SBYS, e-Nabız ve e-fatura
Her hasta takip programı resmî sağlık bilgi sistemi değildir. Muayenehanenizin e-Nabız bildirimi ve resmî kayıt yükümlülükleri varsa, Sağlık Bakanlığı sistemine kayıtlı bir SBYS kullanmanız gerekebilir. Aday programa bunu açıkça sorun ve cevabı yazılı alın.
Aynı açıklık e-reçete ve e-fatura için de geçerlidir. Program bunları yapmıyorsa hangi programla birlikte çalışacağınızı baştan bilmeniz, ileride iki kez kayıt tutmanızı önler.
Fiyatı doğru karşılaştırmak
Aylık ücret tek başına karşılaştırma için yetmez. Şunları da yan yana koyun:
- Ücret kullanıcı başına mı, klinik başına mı?
- İkinci şube ya da yeni bir çalışan fiyatı nasıl değiştiriyor?
- Mesajlaşma gibi kalemler pakete dahil mi, ayrı mı ücretleniyor?
- Uzun süreli taahhüt var mı, ayrılırken verinizi alabiliyor musunuz?
Clinigim bu listede nerede durur?
Clinigim’de randevu takvimi, hasta kartı, tahsilat, borç ve taksit, gün sonu kasa toplamları ve ekip yetkileri aynı programdadır. Ödeme nakit, kart ya da havale olarak kaydedilir, bölünmüş ödeme tek işlemde girilir. Rol bazlı yetki, işlem kaydı ve iki adımlı doğrulama vardır. Web ve iOS, Android uygulaması aynı veriyi gösterir; hasta listesi CSV ile içe aktarılır, raporlar Excel’e alınır. Bütün özellikleri özellikler sayfasında görebilirsiniz.
Neyi yapmadığını da baştan söyleyelim: Clinigim kayıtlı bir SBYS değildir, e-Nabız’a veri göndermez, e-reçete yazmaz ve e-fatura kesmez. Otomatik WhatsApp hatırlatması henüz yok, yakında. Güncel paketler ve fiyatlar fiyatlandırma sayfasında yazar; 14 gün kart bilgisi vermeden deneyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Hasta takip programı seçerken en önemli kriter nedir?
En önemli kriter, programın sizin günlük işinizi karşılamasıdır: randevu, hasta kartı, tahsilat ve gün sonu kasa. Bu dört iş sorunsuz değilse ek özellikler bir şey kazandırmaz. Ardından yetki, kayıt izi ve verinin nerede saklandığına bakın. Kararı deneme süresinde, kendi kliniğinizin gerçek bir gününü programa işleyerek verin.
Ücretsiz deneme süresinde neleri test etmeliyim?
Kendi hizmet ve fiyatlarınızı girin, küçük bir hasta listesini içe aktarın ve bir günlük randevuyu işleyin. İptal, erteleme ve gelmeyen hasta ekleyin; farklı yöntemlerle ödeme alıp bir taksit planı kurun. Gün sonunda toplamları kendi saydığınızla karşılaştırın ve sekreterinize kendi yetkisiyle kullandırın.
Excel ile devam etmek yerine program kullanmak gerekli mi?
Tek kişilik ve az hastalı bir düzende Excel bir süre iş görür. Birden fazla kişi aynı kayıtla çalışmaya, borç ve taksit izlemeye ya da gün sonu kasa tutmaya başladığında dosya karışır ve kimin neyi değiştirdiği belli olmaz. Program bu işleri tek kayıtta, yetkiyle ve işlem geçmişiyle tutar.
Hasta takip programı e-Nabız’a bağlanmak zorunda mı?
Her program e-Nabız’a bağlanmaz. Muayenehanenizin resmî kayıt ve bildirim yükümlülükleri varsa Sağlık Bakanlığı sistemine kayıtlı bir SBYS kullanmanız gerekebilir; bunu aday programa yazılı olarak sorun. Clinigim kayıtlı bir SBYS değildir ve e-Nabız’a veri göndermez; randevu, tahsilat, kasa ve hasta iletişimi için kullanılır.