Online randevu sayfası, hastanın kliniği aramadan hizmeti ve boş saati seçip randevu aldığı, linki paylaşılabilen bir sayfadır. Kurmak için önce hangi hizmetlerin, hangi hekimlerle ve hangi saatlerde online alınabileceğine karar verin; ardından sayfayı takviminize bağlayın, aydınlatma metnini ekleyin ve linki Instagram profilinize, Google’daki işletme bilginize, web sitenize ve kartvizitinize koyun. Sayfa, mesai dışında gelen randevu isteğini de takvime düşürür.
Bu yazıda online randevu sayfasının ne işe yaradığını, kurmadan önce verilmesi gereken kararları ve kurulum adımlarını sırayla anlatıyoruz.
Online randevu sayfası klinik için neden gerekir?
Randevu isteği kliniğin açık olmadığı saatlerde de gelir: akşam, hafta sonu ya da öğle arası. Telefon açılmadığında ya da mesaj geç cevaplandığında bu istek kaybolabilir.
Online sayfa üç şeyi değiştirir:
- Hasta boş saatleri kendisi görür, "hangi gün müsaitsiniz" yazışması ortadan kalkar.
- Sekreterin telefonda geçirdiği zamanın bir kısmı, kliniğe gelen hastaya kalır.
- Instagram’dan ya da web sitesinden gelen ilgi, tek bir linkle doğrudan randevuya dönüşür.
Sayfa telefonun yerini almaz; telefonla randevu isteyen hasta yine arar. Sayfa, aramak istemeyen ya da mesai dışında karar veren hasta için ek bir kapıdır.
Kurmadan önce verilecek kararlar
Kurulum birkaç dakika sürer; asıl iş, hangi kuralların geçerli olacağına karar vermektir. Aşağıdaki soruları önceden cevaplayın.
| Karar | Seçenekler | Öneri |
|---|---|---|
| Hangi hizmetler online alınır? | Tümü ya da yalnızca bazıları | Süresi ve fiyatı belli olan hizmetlerle başlayın. |
| Hasta hekim seçebilir mi? | Belirli hekim ya da "fark etmez" | İkisini de sunun; seçmek istemeyen hasta ilk boş saati alır. |
| Hangi saatler açık? | Bütün mesai ya da belirli bloklar | Acil ve uzun işlemler için takvimde yer bırakın. |
| Ne kadar ileri tarih açılır? | Birkaç gün ile birkaç hafta | Çok uzak tarihler unutulmaya ve iptale açıktır. |
| İptal nasıl yapılır? | Telefon, mesaj ya da link | İptal yolunu hastaya baştan yazın. |
Bu kararları yazmak, sayfayı açtıktan sonra takvimde sürpriz yaşamanızı önler. Gelmeyen hasta ve iptal kurallarını gelmeyen hasta politikası yazısında ayrıntılı ele aldık.
Adım adım kurulum
Programınız hangisi olursa olsun, kurulumun sırası benzerdir:
- Hizmetlerinizi süreleriyle birlikte tanımlayın; bir hizmet takvimde ne kadar yer kaplıyorsa o kadar süre yazın.
- Hekimlerin çalışma saatlerini ve izin günlerini girin.
- Online alınabilecek hizmetleri ve hekimleri seçin.
- Sayfada görünecek klinik bilgilerini, yani adres, telefon ve kısa bir tanıtımı tamamlayın.
- Aydınlatma metnine bağlantıyı kontrol edin.
- Sayfayı kendi telefonunuzdan açıp baştan sona bir deneme randevusu alın, sonra silin.
- Linki paylaşın ve ilk hafta gelen randevuları her gün kontrol edin.
Linki nereye koymalısınız?
Sayfa, hastanın zaten baktığı yerlerde durduğunda işe yarar:
- Instagram: Profil açıklamasındaki link alanına ve hikâyelerdeki bağlantı çıkartmasına.
- Google’daki işletme bilgisi: Randevu ya da web sitesi alanına.
- Web sitesi: Ana sayfada görünür bir düğme ya da randevu rozeti olarak.
- WhatsApp: İşletme profili açıklamasına ve randevu soran hastaya gönderilen hazır cevaba.
- Basılı materyal: Kartvizit, reçete zarfı ya da bekleme salonundaki afişte QR kod olarak.
Her kanala aynı linki koyun ve hangi kanalın randevu getirdiğine birkaç haftada bir bakın; böylece emeğinizi işe yarayan kanala verirsiniz.
İlk haftalarda neye bakmalısınız?
Sayfayı açtıktan sonraki ilk haftalar, kuralların gerçek hayatta nasıl çalıştığını gösterir. Her gün sayfadan gelen randevuları kontrol edin ve şu soruları sorun: Hastalar doğru hizmeti mi seçiyor? Süreler takvimde yeterli mi? Aynı güne fazla randevu yığılıyor mu? Hangi kanaldan gelen hasta randevusuna daha düzenli geliyor?
Gördüğünüz soruna göre küçük ayarlar yapın: hizmet adlarını hastanın anlayacağı dille yeniden yazın, bir işlemin süresini uzatın ya da yoğun bir günü online randevuya kapatın. Sayfa bir kez kurulup unutulan bir şey değil, birkaç haftada bir gözden geçirilen bir kapıdır.
KVKK ve ödeme tarafı
Online randevu sayfası ad, telefon ve randevu nedenine dair bilgi toplar; bu yüzden sayfada kliniğin aydınlatma metnine bir bağlantı bulunmalıdır. Sayfada randevu için gerekmeyen bilgiyi, örneğin tanı ya da şikâyet ayrıntısını, zorunlu alan olarak istemeyin. Klinik sahibinin diğer KVKK işlerini klinikte KVKK yazısında topladık.
Ödeme konusunda kararınızı baştan verin: sayfa yalnızca randevu mu alacak, yoksa kapora da mı isteyecek? Kapora isteyecekseniz bunun nasıl alınacağını ve iade kuralını randevu onayında hastaya açıkça yazın.
Clinigim’de online randevu sayfası
Clinigim’de her kliniğin kendi online randevu sayfası vardır. Hasta telefonundan hizmeti seçer, isterse belirli bir hekimi, istemezse "fark etmez" seçeneğini işaretler, boş saatlerden birini alır; randevu doğrudan takviminize düşer. Sayfa, kliniğiniz adına hazırlanmış bir aydınlatma metnine bağlanır.
Ayarlar’daki Randevu kanalları ekranında sayfanızın linki, yazdırılabilir QR afişi, Instagram ve Facebook için kurulum adımları ve web sitenize eklenen randevu rozeti bir arada durur; her kanaldan kaç randevu geldiğini de orada görürsünüz. WhatsApp kanalı yakında. Clinigim’in randevu sayfası ödeme ya da kapora almaz; kaporayı klinikte alıp randevuya işlersiniz.
Randevudan önce hastaya hatırlatma göndermek için randevu hatırlatma yazısına, programın genel çerçevesi için hasta takip programı sayfasına bakabilirsiniz. Randevu özelliklerinin tamamı özellikler sayfasında yer alır.
Sık sorulan sorular
Online randevu sayfası telefonla randevunun yerini alır mı?
Hayır, yanına eklenir. Telefonla aramayı tercih eden hasta yine arar; sayfa, aramak istemeyen ya da mesai dışında karar veren hasta için ek bir yoldur. Telefonla verilen ve sayfadan gelen randevular aynı takvimde durduğunda çakışma olmaz ve sekreter iki ayrı listeyi takip etmek zorunda kalmaz.
Online randevuda hangi bilgiler istenmeli?
Randevuyu oluşturmak için gereken en az bilgiyi isteyin: ad, soyad ve telefon numarası. Hizmet ve saat seçimi zaten sayfada yapılır. Tanı, şikâyet ayrıntısı ya da kimlik numarası gibi randevu için gerekmeyen bilgileri zorunlu tutmayın. Sayfada kliniğin aydınlatma metnine bir bağlantı bulunmalıdır.
Online randevu linki Instagram’a nasıl eklenir?
Instagram profilinizi düzenleyip bağlantılar bölümüne randevu sayfanızın linkini ekleyin; link profil açıklamasının altında görünür. Hikâyelerde bağlantı çıkartmasını kullanarak aynı linki paylaşabilir, öne çıkan hikâyeye sabitleyebilirsiniz. Randevu soran takipçilere doğrudan mesajda da aynı linki gönderin; böylece her kanaldan gelen hasta aynı sayfaya ve aynı takvime ulaşır.
Online randevu sayfası ödeme almalı mı?
Bu bir klinik kararıdır. Ödeme ya da kapora almak boş geçen saat riskini azaltabilir, ancak hastanın randevu almasını bir adım uzatır ve iade gibi yeni kurallar gerektirir. Kapora uygulayacaksanız kuralı ve iade koşulunu baştan yazın. Clinigim’in randevu sayfası ödeme almaz; kaporayı klinikte alıp randevuya işlersiniz.