Randevu hatırlatmasını randevudan bir gün önce, her gün aynı saatte gönderin; mesajda hastanın adı, klinik adı, tarih, saat ve iptal ya da erteleme yolu yazsın. Kanal olarak hastanın gerçekten okuduğu yolu seçin: WhatsApp ve SMS kısa hatırlatma için, e-posta ise onay ve takvim dosyası için uygundur. Mesajda tanı, tedavi ya da işlem adı yazmayın; sağlık bilgisi özel nitelikli kişisel veridir.
Hatırlatma küçük bir iştir ama her gün yapıldığında takvimdeki boşlukları azaltır, hastaya da kliniğin düzenli olduğunu gösterir. Bu yazıda zamanlamayı, kanalları, mesaj metnini ve kişisel veri tarafını sırayla ele alıyoruz.
Hatırlatma ne zaman gönderilmeli?
İşe yarayan, tek seferlik bir mesaj değil, her gün aynı saatte tekrarlanan kısa bir rutindir. Rutin sabit olursa unutulmaz, sorumluluğu da belli olur.
Sık kullanılan bir sıra şöyledir:
- Randevu verilirken: tarih ve saati hastaya yazılı olarak iletin.
- Randevudan bir gün önce, öğleden sonra: asıl hatırlatma ve onay isteği.
- Randevu sabahı: yalnızca daha önce gelmemiş ya da onay vermemiş hastaya kısa bir not.
Çok erken gönderilen hatırlatma unutulur, çok geç gönderilen ise boşalan saati başka bir hastaya verme fırsatını ortadan kaldırır. Bir gün önce gönderilen mesaj, iptal gelirse saati doldurmak için zaman bırakır.
Hangi kanal ne işe yarar?
Her kanalın güçlü yanı ve dikkat isteyen tarafı farklıdır. Tek bir doğru kanal yoktur; hastalarınızın alışkanlığı belirleyicidir.
| Kanal | Güçlü yanı | Dikkat edilecek |
|---|---|---|
| Telefon araması | Kişisel, anında cevap alınır, ertelemeyi hemen konuşursunuz. | Zaman alır, mesai içinde yapılabilir, kayıt bırakmaz. |
| SMS | Her telefonda açılır, internet gerektirmez. | Toplu gönderim için bir sağlayıcı ve kayıtlı gönderici başlığı gerekir. |
| Link ve konum paylaşılır, hasta tek dokunuşla cevap verebilir. | Otomatik gönderim için onaylı mesaj şablonları ve iş hesabı altyapısı gerekir. | |
| E-posta | Ücretsizdir, takvim dosyası ve ayrıntılı bilgi eklenebilir. | Gecikmeli okunabilir; tek başına hatırlatma için zayıf kalabilir. |
Elle gönderilen WhatsApp mesajı kliniğin kendi numarasından gider ve hemen başlanabilir. Otomatik gönderim ise bir altyapı ve şablon onayı ister; bu yüzden elle başlayıp düzen oturunca otomatiğe geçmek pratik bir yoldur.
Hatırlatma mesajında ne yazmalı?
Mesaj kısa, nazik ve tek bir işe odaklı olmalıdır. Hasta mesajı açtığında ilk satırda ne zaman ve nereye geleceğini görmelidir.
Bir hatırlatmada şunlar yeterlidir:
- Hastanın adı.
- Kliniğin adı ve gerekiyorsa adresi ya da konum linki.
- Randevunun tarihi ve saati.
- Onaylama, iptal etme ya da erteleme yolu.
Örnek bir metin: "Merhaba Ayşe Hanım, yarın 14.30’daki randevunuzu hatırlatırız. Gelemeyecekseniz lütfen bu mesaja yanıt verin ya da bizi arayın. Klinik adı."
Yazmamanız gerekenler de aynı derecede önemlidir. Tanı, tedavi, ilaç ya da işlem adı yazmayın. Bir başkasının görebileceği bir telefonda "kanal tedavisi" ya da "terapi seansı" ifadesi, hastanın sağlık bilgisini açığa çıkarır.
Onay ve iptal yolunu kolaylaştırın
Hatırlatmanın asıl değeri, gelemeyecek hastanın bunu önceden söylemesini sağlamasıdır. Bunun için cevap vermek tek dokunuş kadar kolay olmalı.
Hastaya "Onaylıyorum" ya da "Gelemeyeceğim" diyebileceği bir link ya da kısa bir cevap seçeneği verin. İptal gelirse saati hemen bekleme listenizdeki birine teklif edin. Gelmeyen hastayı azaltmanın diğer adımlarını gelmeyen hasta rehberinde anlattık; kuralları nasıl yazacağınızı ise gelmeyen hasta politikası yazısında bulabilirsiniz.
KVKK açısından dikkat edilecekler
Hatırlatma mesajı kişisel veri içerir; bu yüzden birkaç kural her kanalda geçerlidir:
- Mesajı yalnızca hastanın kendi kayıtlı numarasına ya da adresine gönderin.
- Hasta gruplarına ya da toplu sohbetlere randevu bilgisi yazmayın.
- Mesajda sağlık bilgisi bulunmasın; tarih, saat ve klinik adı yeterlidir.
- Hatırlatmaya kampanya ya da indirim eklemeyin. Yalnız randevu bilgisini içeren mesaj bilgilendirmedir; tanıtım eklediğinizde ticari elektronik ileti kurallarına, yani onay ve İYS kaydına tabi olur.
- Kişisel telefondan mesaj gönderiliyorsa o telefonun ekran kilidi ve yedekleri de kliniğin sorumluluğundadır.
Klinik sahibinin KVKK kapsamındaki diğer işlerini klinikte KVKK yazısında topladık.
Rutini ekibe nasıl verirsiniz?
Hatırlatmanın aksamaması için kimin, ne zaman, hangi listeyle yapacağı yazılı olmalıdır. Sekreter her gün aynı saatte ertesi günün listesini açar, mesajları gönderir ve gelen cevapları takvime işler. Onay vermeyen hastalar akşamüstü bir kez aranır.
Haftada bir, iptallerin ne kadar önceden geldiğine bakın. İptaller çok geç geliyorsa hatırlatma saatini öne almak ya da onay isteğini daha görünür yazmak işe yarayabilir.
Clinigim’de randevu hatırlatma bugün nasıl çalışır?
Clinigim’de randevunun Mesaj gönder seçeneğindeki Randevu onayı iste, hastaya kişisel bir onay linki içeren WhatsApp mesajını hazır metinle açar; mesajı siz kendi numaranızdan gönderirsiniz. Hasta linkten onaylarsa randevu Onaylandı olur, iptal ederse takvimde iptal görünür. Onay linkini açan hasta randevuyu kendi telefonunun takvimine de ekleyebilir.
Otomatik WhatsApp hatırlatması henüz yok, yakında. Bugün mesajlar sizin dokunuşunuzla gider; bu yüzden rutini her gün aynı saatte yapmanız önemlidir. Randevu ve hasta iletişimi özelliklerinin tamamı özellikler sayfasında, programın genel çerçevesi hasta takip programı sayfasında yer alır.
Sık sorulan sorular
Randevu hatırlatması kaç gün önce gönderilmeli?
Asıl hatırlatmayı randevudan bir gün önce, öğleden sonra gönderin. Bu zamanlama hastaya planını gözden geçirme, size de iptal gelirse saati başka bir hastaya verme fırsatı bırakır. Daha önce gelmemiş ya da onay vermemiş hastalara randevu sabahı kısa bir not daha eklenebilir. Çok erken gönderilen mesaj unutulur.
Hatırlatma mesajında hastalık ya da tedavi adı yazılabilir mi?
Yazılmamalıdır. Sağlık bilgisi özel nitelikli kişisel veridir ve mesaj, hastanın telefonunu gören başka biri tarafından okunabilir. Hastanın adı, klinik adı, tarih, saat ve iptal ya da onay yolu yeterlidir. Tedaviyle ilgili hazırlık bilgisi gerekiyorsa bunu hastayla telefonda konuşun ya da randevu verirken anlatın.
Randevu hatırlatması için hastadan onay almak gerekir mi?
Yalnızca randevu bilgisini içeren hatırlatma, verdiğiniz hizmetle ilgili bir bilgilendirmedir. Mesaja kampanya, indirim ya da yeni hizmet tanıtımı eklerseniz ticari elektronik ileti sayılır ve önceden onay ile İYS kaydı gerekir. Bu yüzden hatırlatma ile tanıtımı ayrı tutun ve hatırlatmayı yalnızca hastanın kendi numarasına gönderin.
SMS mi, WhatsApp mı daha iyi?
Hastalarınızın hangisini daha çok okuduğuna bağlıdır. SMS internet gerektirmez ve her telefonda açılır, ancak toplu gönderim için sağlayıcı ve kayıtlı başlık ister. WhatsApp’ta link ve konum paylaşılır, cevap almak kolaydır. Pratik bir düzen, hatırlatmayı WhatsApp ile göndermek ve cevap vermeyen hastayı telefonla aramaktır.